Digital Asset Management Software
für den gesamten Content Lifecycle
coconutbox ist ein DAM System für Unternehmen, die ihre digitalen Assets nicht nur speichern, sondern im gesamten Content Lifecycle kontrolliert bereitstellen wollen. Bilder, Videos, Dokumente und andere Assets werden strukturiert organisiert, automatisch verschlagwortet und sind schnell auffindbar.
Mit unserer Digital Asset Management Software organisieren Sie Ihre Medien flexibel in der Cloud oder On-Premise und behalten jederzeit den Überblick über Versionen, Lizenzen und Zugriffsrechte.
- Modular
- Cloud & On-Premise
- KI-gestützt
Unternehmen vertrauen auf coconutbox
Unternehmen aus Mittelstand und Konzernumfeld nutzen coconutbox, um Mediendaten zentral zu verwalten, schneller bereitzustellen und Freigaben nachvollziehbar zu steuern.
Struktur statt digitales Chaos
In vielen Unternehmen wächst die Menge an digitalen Inhalten täglich – doch ohne klare Struktur entstehen schnell Probleme:
Typische Probleme
- Dateien liegen verstreut in verschiedenen Systemen
- Medien sind schwer auffindbar
- Dubletten und veraltete Versionen führen zu Unsicherheit
- Freigaben und Zugriffe sind unklar geregelt
Ohne ein zentrales DAM System entstehen schnell Inkonsistenzen, doppelte Inhalte und unnötige Abstimmungen. Es kommt zu langen Suchwegen über Ordner, Netzlaufwerke und Einzelablagen. Das wirkt sich direkt auf Qualität, Markenkonsistenz und Arbeitsabläufe aus.
Die coconutbox Lösung
- Zentrale Plattform für alle digitalen Assets
- Schnelle Auffindbarkeit durch KI-gestützte Suche
- Klare Versionierung ohne Dubletten und veraltete Inhalte
- Definierte Freigaben und rollenbasierte Zugriffe
coconutbox bündelt alle Inhalte in einer zentralen Plattform. Digitale Assets werden automatisch verschlagwortet, strukturiert organisiert und sind jederzeit auffindbar. Teams greifen gezielt auf freigegebene Inhalte zu, während leistungsstarke Filter eine schnelle Bereitstellung für Marketing und Vertrieb ermöglichen.
Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management (DAM) bezeichnet die zentrale Verwaltung, Organisation und Bereitstellung digitaler Inhalte in einem Unternehmen. Dazu gehören Medien wie Bilder, Videos, Dokumente oder Präsentationen.
Ein Digital Asset Management System schafft die Grundlage dafür, Assets strukturiert zu speichern, mit Metadaten zu versehen und schneller auffindbar zu machen. Es ermöglicht die Kontrolle über Zugriffe, Versionen und Nutzung.
Mit coconutbox kombinieren Sie DAM-Funktionen mit Automatisierung, KI-gestützter Verschlagwortung und Integrationen in bestehende Systeme.
Die wichtigsten Funktionen unserer DAM-Software
Zentrale Asset-Bibliothek
Alle digitalen Assets werden an einem zentralen Ort gespeichert und strukturiert organisiert. Über Metadaten, Dateitypen, Projekte, Kampagnen oder Freigabestatus lassen sich Inhalte gezielt einordnen und jederzeit wiederfinden. So entsteht eine klare, einheitliche Datenbasis, auf die alle Teams zugreifen können.
KI-gestützte Suche & Metadaten
Durch automatische Verschlagwortung und intelligente Metadatenanalyse erkennt das System Inhalte wie Bildmotive, Objekte oder Kontexte und ergänzt diese eigenständig. Dateien lassen sich dadurch nicht nur nach Namen, sondern auch nach Inhalten, Kategorien oder Nutzungskontext durchsuchen. Das reduziert Suchzeiten und verbessert die Auffindbarkeit großer Datenmengen deutlich.
Rechte- und Rollenverwaltung
Mit granularen Rollen- und Berechtigungskonzepten steuern Sie exakt, wer auf welche Inhalte zugreifen darf. Sie definieren individuelle Zugriffsrechte für interne Teams, externe Partner oder einzelne Nutzergruppen. So stellen Sie sicher, dass sensible Inhalte geschützt bleiben und gleichzeitig freigegebene Assets effizient genutzt werden können.
Teilen & Bereitstellen von Assets
Digitale Assets lassen sich direkt aus dem System heraus intern und extern teilen. Inhalte können gezielt für Personen, Teams oder Partner freigegeben werden – ganz ohne manuellen Versand. Dabei behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Sichtbarkeit und Nutzung. So können freigegebene Medien einfach für Kampagnen, Vertrieb oder externe Dienstleister bereitgestellt werden.
Integrationen & Schnittstellen
coconutbox lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie CMS, PIM oder Design-Tools integrieren. Dadurch sind Inhalte systemübergreifend verfügbar und können ohne Medienbrüche effizient weiterverarbeitet werden. So entstehen durchgängige Workflows und eine konsistente Nutzung Ihrer digitalen Assets über alle Kanäle hinweg.
Vorschau, Export & Verarbeitung
Dateien lassen sich direkt im System in der Vorschau prüfen, exportieren und für verschiedene Kanäle bereitstellen. Beim Upload werden Inhalte automatisch verarbeitet und mit Metadaten angereichert, beim Export für unterschiedliche Formate und Anforderungen optimiert. So können Assets schnell angepasst, effizient verteilt und ohne zusätzlichen Aufwand in verschiedenen Kontexten genutzt werden.
So arbeitet Ihr Team mit coconutbox
- Inhalte hochladen und automatisch mit Schlagwörtern versehen
- Dateien über intelligente Suche einfach finden
- Inhalte direkt teilen, exportieren und bereitstellen
- Versionen verwalten und Änderungen nachvollziehen
- Dateien direkt im System über die Vorschau prüfen
- Zugriffs- und Nutzungsrechte klar definieren
Teams greifen standortunabhängig auf freigegebene Inhalte zu, arbeiten mit einheitlichen Versionen und vermeiden Rückfragen zu Freigaben oder Dateiständen. Durch die strukturierte Ablage im DAM System werden Such- und Abstimmungsaufwände deutlich reduziert, sodass mehr Zeit für kreative Aufgaben bleibt.
System für effiziente Prozesse und klare Strukturen
Ein DAM System bildet die Grundlage für strukturierte Prozesse. Durch die zentrale Verwaltung Ihrer digitalen Assets vereinfachen Sie komplexe Arbeitsabläufe.
Besonders in Kombination mit einem PIM-System entfaltet das DAM System sein volles Potenzial. Produktinformationen und Mediendaten werden zentral verwaltet und können jederzeit aktuell ausgespielt werden.
- Inhalte werden einmal gespeichert und stehen allen Teams und externen Partnern zur Verfügung
- Nutzungsrechte und Zugriffskontrolle sorgen für klare Zuständigkeiten
- Inhalte bleiben einheitlich und entsprechen definierten Standards
- Die Distribution erfolgt gezielt über verschiedene Kanäle hinweg
Schneller finden
Inhalte sind sofort verfügbar und einfach nutzbar.
Aktuelle Versionen
Inhalte sind sofort verfügbar und einfach nutzbar.
Strukturierte Workflows
Arbeitsabläufe lassen sich nachvollziehbar steuern.
Weniger Fehler
Keine veralteten oder doppelten Dateien mehr.
Vorteile eines DAM Systems
Ein DAM System bringt Vorteile, wenn viele Inhalte erstellt, gesucht, freigegeben, verteilt und aktualisiert werden müssen. Darüber hinaus sorgt ein Digital Asset Management System dafür, dass Inhalte zentral gespeichert, strukturiert organisiert und kontrolliert verteilt werden können. Das reduziert Fehler in der Nutzung von Inhalten und entlastet Teams in Marketing, Vertrieb und Produktmanagement. Gerade in Unternehmen mit vielen Beteiligten und großen Datenmengen schafft ein DAM System eine gemeinsame Arbeitsgrundlage und reduziert Abstimmungsaufwand. Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und externen Partnern wird verbessert.
Alle digitalen Assets an einem Ort
Alle Media Assets werden zentral gespeichert, automatisch verschlagwortet und sind jederzeit verfügbar.
Bilder und Fotos
Videos und Audio-Dateien
Dokumente und Präsentationen
Layouts und Grafiken
Logos und Marketingmaterial
Für Teams mit vielen Inhalten
und klaren Prozessen
Marketing-Teams
Kampagnenbilder, Videos und Grafiken werden zentral verwaltet und können z. B. für verschiedene Länder, Kanäle oder Zielgruppen gezielt ausgespielt werden.
Vertrieb
Mitarbeiter greifen jederzeit auf aktuelle Präsentationen und Produktinformationen zu.
E-Commerce
Produktbilder lassen sich direkt aus dem DAM in Shops oder Plattformen ausspielen und aktuell halten.
Produktmanagement
Produktbilder, technische Dokumente und Mediendaten werden zentral verwaltet und sind jederzeit aktuell verfügbar. So arbeiten alle Teams mit konsistenten Informationen und können Inhalte effizient bereitstellen.
Agenturen
Inhalte lassen sich strukturiert mit Kunden und Partnern teilen und gemeinsam bearbeiten, sodass eine effiziente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche und unnötige Abstimmungen möglich ist.
Marketing-Teams
Bilder, Videos und Präsentationen werden zentral gespeichert und strukturiert organisiert. Mitarbeiter und Partner greifen jederzeit auf freigegebene Inhalte zu und sorgen für konsistente Kommunikation über alle Kanäle.
Flexibles DAM-System, das sich
an Ihre Prozesse anpasst
coconutbox richtet sich an Unternehmen, die ihre Mediendaten nicht nur verwalten, sondern aktiv in Marketing-, Vertriebs- und Produktprozesse integrieren möchten. Dabei profitieren Sie von über 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Softwarelösungen für strukturierte Daten- und Content-Prozesse.
Im Fokus steht nicht nur die Verwaltung von Assets, sondern deren nutzbare Bereitstellung entlang konkreter Workflows. Prozesse werden analysiert, strukturiert und im System sinnvoll abgebildet.
Einführung & Implementierung
Die Einführung von coconutbox erfolgt strukturiert und praxisnah. So stellen wir sicher, dass das DAM-System nicht nur technisch funktioniert, sondern im Arbeitsalltag echten Mehrwert bietet.
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Analysephase Gemeinsam mit Ihnen werden bestehende Prozesse, Anforderungen und Systemlandschaften analysiert
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Konzeption Darauf aufbauend wird eine individuelle Struktur für Ihr DAM-System entwickelt (Metadaten, Rollen, Workflows)
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Implementierung coconutbox wird technisch eingerichtet und an bestehende Systeme angebunden
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Migration Bestehende Daten und Assets werden strukturiert übernommen
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Schulung Ihre Teams werden gezielt geschult, um das System effizient im Alltag zu nutzen
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Go-Live & Betreuung Auch nach dem Start begleiten wir Sie weiter und optimieren das System bei Bedarf
Modularität
Funktionen und Module lassen sich schrittweise erweitern, wenn Prozesse oder Teams wachsen. Gleichzeitig lässt sich coconutbox individuell an Ihre Anforderungen anpassen – statt einer starren Standardlösung.
Cloud & On-Premise
Sie entscheiden, ob coconutbox in der Cloud oder On-Premise betrieben wird.
KI-Unterstützung
Die KI unterstützt bei der Verschlagwortung, indem Inhalte (z.B. Bildinhalte, Objekte oder Kontexte) automatisch erkannt und mit passenden Metadaten versehen werden.
Benutzerfreundlichkeit
Das System ist benutzerfreundlich aufgebaut und auf eine schnelle Orientierung im Arbeitsalltag ausgelegt.
Markenkonsistenz
Ein DAM System erleichtert es, Inhalte nach definierten Standards bereitzustellen und einheitlich zu nutzen.
Persönliche Betreuung
Wir begleiten Sie von der Einführung bis zum laufenden Betrieb – individuell und praxisnah.
coconutbox integriert sich in Ihre Systemlandschaft
coconutbox unterstützt verschiedene Integrationen. So lassen sich Inhalte zwischen DAM, CMS, PIM-System und weiteren Tools ohne Medienbrüche weiterverwenden.
Content-Management-Systemen (CMS)
Design-Tools wie Adobe Creative Cloud
PIM-Systemen
Marketing- und E-Commerce-Systemen
Datenaustausch-Plattformen
Woran Sie eine gute DAM-Software erkennen
Bei der Auswahl einer Digital Asset Management Software sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
Unterstützt das System Ihre Arbeitsabläufe?
Gibt es klare Versionskontrolle und Zugriffskontrolle?
Gibt es klare Versionskontrolle und Zugriffskontrolle?
Lassen sich Nutzungsrechte sauber definieren?
Ein gutes DAM System passt sich Ihrem Unternehmen an und steigert nachhaltig Ihre Produktivität.
Best Practices für den Einsatz eines DAM Systems
Damit ein DAM System sein volles Potenzial entfaltet, sollten Unternehmen einige Best Practices beachten:
- Definieren Sie klare Strukturen für die Organisation Ihrer digitalen Assets
- Nutzen Sie konsistente Schlagwörter und Metadaten für eine bessere Auffindbarkeit
- Legen Sie eindeutige Zugriffsrechte und Nutzungsrechte fest
- Etablieren Sie feste Workflows für Freigaben und Veröffentlichung
- Stellen Sie sicher, dass Inhalte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden
Mehr wissen über Digital Asset Management
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um Digital Asset Management:
Häufige Fragen zu Digital Asset Management Software
Das System erkennt beim Upload mittels Datenabgleich automatisch vorhandene Dateien oder Medien-Duplikate. Sie entscheiden dann, ob eine Datei gelöscht oder behalten wird.
Sie können komplette Kollektionen oder einzelne Dateien direkt aus dem DAM heraus freigeben – mit kontrollierten Zugriffsrechten, auch für externe Nutzer.
Ja. In der Plattform lassen sich verschiedene Versionen mit Zeitstempel, Nutzerkennung oder Wasserzeichen archivieren und bei Bedarf wiederherstellen.
Das Modul unterstützt sämtliche gängigen Formate – darunter Dokumente, Bilder, Videos, Audio sowie CAD-Dateien. Es erzeugt zudem automatisierte Vorschaubilder und Online-Blätterkataloge.
Ja. Sie bestimmen Kategorien, Merkmale und Ansichten ganz individuell. So lassen sich Dateibestände gezielt filtern, sortieren und durchsuchen.
Ja. Neben Zugriffskontrollen und Metadatenverwaltung bietet das System auch Funktionen zur Rechteprüfung (z. B. Lizenz- oder Personenrechte), Versionierung und regelbasiertem Archivieren – damit Ihre Medienverwaltung rechtskonform bleibt.
Jetzt Digital Asset Management mit coconutbox starten
Bringen Sie Struktur in Ihre Inhalte und steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse mit einem leistungsstarken DAM System. Verwalten Sie Ihre Medien zentral und automatisieren Sie Arbeitsabläufe.
